APPROBATIONS ÉDU

Étapes du processus d'approbation

Soumission de la demande d'approbation de projet

• Le Conseil soumet une demande d'approbation (ADP/ATP) au Ministère, comprenant un plan d'affaires décrivant le projet, les besoins en locaux, les coûts estimés, l'échéancier de projet et la stratégie de financement.

Évaluation de la demande

• Le Ministère examine la demande et rencontre des représentants du Conseil pour discuter du projet.  L'évaluation se base sur les priorités du Ministère en matière d'immobilisations, les critères d'admissibilité et l'impact sur les programmes éducatifs.

Décision d'approbation

• Le Ministère approuve ou rejette la demande d'approbation de projet. Si la demande est approuvée, une lettre d'approbation est envoyée au Conseil.

Points importants à retenir

• Le processus d'approbation peut prendre plusieurs mois, voire plusieurs années.

• Il est crucial de soumettre une demande complète et bien documentée.

• Une collaboration étroite avec le Ministère est essentielle tout au long du processus.

Communiquer le choix du gestionnaire de projet à ÉDU

• Le Ministère de l’Éducation stipule que les Conseils doivent désigner un gestionnaire de projet pour chaque projet d’immobilisations prioritaires, conformément à la note de service 2009 : SB32. Le Conseil s’engage à informer le ministère de sa sélection.

• Veuillez suivre le processus décrit dans la section “Approbations” pour notifier le ministère de cette nomination.

Approbation ÉDU avant d'embaucher le Concepteur

• Suite à l'approbation du projet par l'ÉDU, avant de pouvoir embaucher un designer ou concepteur, l'ÉDU doit approuver le "Gabarit des espaces". Pour plus d'informations, consultez la page "Gabarit des espaces".

• Seulement lorsque le "Gabarit des espaces" est approuvé par le ministère que le Conseil peut poursuivre l'embauche du Concepteur. 

Approbation ÉDU lorsque les plans et devis sont complétés à 85% (soumission ADP/ATP)

• Avant de s'engager dans la sélection d'un entrepreneur principal ou d'un constructeur, il est essentiel de consulter la matrice des exigences de soumission du ministère de l'Éducation, accessible dans la section "Processus d'approbation ÉDU" du site Web. Cette matrice décrit en détail les approbations requises avant que le Conseil puisse engager des fonds pour des immobilisations, lancer un appel d'offres pour un projet d'immobilisations ou transférer des fonds des réserves d'immobilisations.

• La demande d'approbation doit inclure les éléments suivants :

  • formulaire de demande d’autorisation de procéder (ADP/ATP) confirmant que le coût prévu pour le projet en entier ne dépasse pas le financement disponible.

  • le gabarit des espaces complété selon les plans 85%

  • les plans de construction (complétés 85%), qui comprennent le tableau d’analyse du code du bâtiment.

  • L’estimation 85% des plans de construction 85%, réalisés par un estimateur de coût agréé indépendant;

  • la lettre d’approbation des services de garde, si applicable

  • une lettre confirmant que les informations du projet sont entrés dans Ie Modèle d'analyse et de planification des immobilisations (MAPI) et qu’elles s’harmonisent avec celles soumises dans Ie formulaire de demande d’approbation.

  • Une fois l'approbation ministérielle obtenue, le Conseil peut octroyer le contrat de construction.

Approbation ÉDU lorsque les prix de soumissions dépassent le financement approuvé du projet

• Si, suite au processus d'appel d'offres, le prix de soumission résulte en un dépassement budgétaire, Le Conseil  doit à nouveau demander l'approbation de l'ÉDU avant de procéder à l'octroi du contrat au Constructeur.

• La demande d'approbation doit inclure les éléments suivants :

  • formulaire de demande d’autorisation de procéder (ADP/ATP) confirmant que le coût prévu pour le projet en entier ne dépasse pas Ie financement disponible.

  • le gabarit des espaces complété selon les plans 85%

  • les plans de construction (complétés 85%), qui comprennent le tableau d’analyse du code du bâtiment.

  • L’estimation 85% des plans de construction 85%, réalisés par un estimateur de coût agréé indépendant;

  • la lettre d’approbation des services de garde, si applicable

  • Une lettre d'un cadre supérieur du Conseil qui identifie les sources de financement alternatives que le Conseil prévoit d'utiliser pour couvrir les coûts excédentaires.

  • une lettre confirmant que les informations du projet sont entrés dans le Modèle d'analyse et de planification des immobilisations (MAPI) et qu’elles s’harmonisent avec celles soumises dans le formulaire de demande d’approbation. Le modèle financier du projet d'immobilisations, tel qu'établi par le Conseil.

  • Une fois l'approbation ministérielle obtenue, le Conseil peut octroyer le contrat de construction.