PLAN DE COMMUNICATION

Objectif

• Le Conseil s'engage à cultiver des relations solides et durables avec sa communauté et ses partenaires externes, fondées sur la confiance et le respect mutuel.

• Le Conseil priorise la communication ouverte et transparente, en veillant à ce que toutes les demandes, questions et préoccupations soient traitées de manière professionnelle et courtoise.

• Un système de gestion des requêtes efficace est en place pour documenter et suivre les interactions, garantissant des réponses cohérentes et une amélioration continue.

• Toutes les demandes des médias sont centralisées au service des Communications pour une réponse coordonnée.

Rôles et responsabilités

• Le Conseil reçoit des questions, commentaires et plaintes via divers canaux de communication. Nous avons mis en place un processus clair et organisé pour les gérer efficacement:

  • Questions des employés : Une plate-forme FAQ gérée par le service des Communications centralise les questions des employés et y répond.

  • Questions de la communauté scolaire : Les questions des élèves et des parents sont d'abord adressées à la direction scolaire pour une réponse ou une recherche d'informations. En l'absence de direction scolaire (par exemple, pour la construction d'une nouvelle école), la surintendance de l'éducation pour l'école assure la communication de la réponse.

  • Questions des médias : Le service des communications est uniquement responsable de traiter toutes les demandes des médias et de fournir des réponses rapides et précises.

Rapports de projet

ÉDU

• À suivre

Gestionnaire de projet

• Rapport de projet mensuel

Concepteur

• Mensuel

Constructeur

• Mensuel

Plan de communication

Ce plan décrit des stratégies de communication efficaces pour les projets de construction d’école. Notre objectif est de tenir toutes les parties prenantes informées, engagées et de répondre à toute préoccupation tout au long du processus.

Identifiez les parties prenantes

• • Administration scolaire (directeur, enseignants, personnel)

  • Étudiants

  • Parents/tuteurs

  • Voisins

  • Entreprises locales

  • Employés du conseil

  • Administration du conseil

  • Conseillers scolaires

  • Partenaires réels et potentiels

Méthodes de communication

• • Site Web : créez un site Web dédié au projet avec des informations claires sur la portée du projet, le calendrier, les FAQ et les coordonnées. Mettez régulièrement à jour le site Web avec des rapports d'avancement, des photos et des annonces importantes.

  • Bulletins d'information par courrier électronique : établissez une liste de diffusion pour les parties prenantes et distribuez des bulletins d'information périodiques contenant des mises à jour sur le projet, des informations sur la sécurité et les étapes à venir.

  • Médias sociaux : utilisez les réseaux sociaux de l'école (Facebook, Twitter) pour partager des mises à jour du projet, des photos et répondre aux questions fréquemment posées.

  • Réunions publiques : organisez des réunions publiques régulières pour fournir des informations détaillées sur le projet, répondre aux questions et répondre aux préoccupations.

  • Documents imprimés : distribuez des dépliants, des brochures ou des affiches contenant les détails clés du projet à l'école et dans ses environs.

Calendrier des communications

• • Pré-construction : organisez une réunion de lancement pour présenter l'équipe du projet et répondre aux premières questions. Diffusez les informations sur le projet via le site Web, des newsletters par courrier électronique et des dépliants.

  • Phases de construction : Fournissez des mises à jour régulières (hebdomadaires ou bihebdomadaires) via le site Web, par courrier électronique et les réseaux sociaux. Organiser des assemblées publiques mensuelles pour répondre aux préoccupations persistantes.

  • Post construction : annoncez l'achèvement du projet et célébrez le nouvel espace avec une cérémonie d'inauguration ou une journée portes ouvertes. Partagez les mises à jour finales du projet et les photos sur le site Web et les réseaux sociaux.

Protocoles de communication

• • Messages clairs et concis : Assurez-vous que les informations sont faciles à comprendre et évitent le jargon technique. Optez pour un langage simple et accessible à tous.

  • Adopter un ton positif et engageant : Favorisez un ton proactif et accueillant dans la communication.

  • Communication multilingue : si nécessaire, traduisez les messages clés dans les langues pertinentes pour atteindre toutes les parties prenantes.

  • Accessibilité : Fournir des informations dans des formats accessibles (gros caractères, enregistrements audio) aux personnes handicapées.

  • Communication bidirectionnelle : encouragez les commentaires via des adresses e-mail désignées, des boîtes à suggestions ou des enquêtes en ligne.

  • Mettre en évidence les engagements : Soulignez les efforts du Conseil pour favoriser une communication transparente et réactive.

  • Inclure des exemples concrets : Illustrez les principes directeurs avec des exemples concrets de situations courantes.

  • Fournir des informations de contact : Indiquez clairement les coordonnées du service des Communications pour faciliter les demandes de renseignements.

  • Être transparent et proactif dans la communication.

  • Répondez aux préoccupations rapidement et professionnellement.

  • Célébrez les jalons et les réalisations avec la communauté scolaire.