Processus d'approbations de projets

Afin d'optimiser la gestion des demandes de projets d'immobilisations et d'assurer une transparence dans le processus décisionnel, une procédure d'approbation standardisée est favorisée.

Étape 1 : Ouverture de la période de soumission de vos requêtes de projets

• Périodicité : Annuelle, au printemps.

• Diffusion : Un courriel officiel est envoyé à tous les intervenants concernés, les informant de l'ouverture de la période de soumission et rappelant les modalités.

Étape 2:  Soumission des demandes

• Dépôt : Les soumission sont soumis dans eBase en choississant la catégorie "Demande de projet" dans le délai imparti.

Étape 3: Compilation et analyse des demandes

• Été : Le service des immobilisations compile l'ensemble des demandes reçues.

• Évaluation : Chaque demande est évaluée en fonction des critères de priorité définis (urgence, impact sur les activités, rentabilité, etc.) et du financement disponible.

• Priorisation : Les projets sont classés par ordre de priorité en fonction des résultats de l'évaluation.

Étape 4: Revue par le groupe de travail

• Composition : Le groupe de travail est composé de représentants de la surintendance des affaires et du service des immobilisations.

• Objectif : Le groupe de travail valide les priorisations effectuées et s'assure de la cohérence globale des projets.

Étape 5: Publication des projets approuvés

• Diffusion : La liste des projets approuvés pour l'année scolaire suivante est communiquée à tous les intervenants.

• Calendrier : Cette publication a lieu généralement en début d'année scolaire.

Demandes exceptionnelles

• Traitement : Les demandes de projets imprévus et critiques peuvent être soumises en dehors de la période de soumission officielle.

• Validation : Ces demandes doivent être approuvées par la surintendance des affaires.